Generalmente una empresa consta de al menos 5 areas funcionales básicas de trabajo
- Área de Dirección General de la empresa
- Área de Administración
- Área de Mercadeo y Ventas
- Área de Producción
- Área Contable y Financiera.
Área de Dirección General de la Empresa
Esta consiste en la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia donde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos por lo que toma las decisiones en situaciones críticas. Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma. Además debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.
Muchas empresas exitosas se deben a una excelente relación entre el equipo de trabajo y una comunicación constante, respetuosa y honesta entre los miembros que conforman la empresa. Recuerde que muchas veces, las personas pasan mas tiempo de su vida en la empresa donde trabajan que en sus propios hogares. Un trabajador que se identifica y se siente orgulloso de trabajar en un lugar, transmitirá ese orgullo hacia los clientes.
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y OPERACIONES
“Si el hombre no sabe a cuál puerto se dirige, ningún viento le es favorable.”
Séneca
Esta área toma en cuenta todo lo relacionado con el funcionamiento de la empresa. Es la operación del negocio en su sentido más general. Desde la contratación del personal hasta la compra de insumos, el pago del personal, la firma de los cheques, verificar que el personal cumpla con su horario, la limpieza del local, el pago a los proveedores, el control de los inventarios de insumos y de producción, la gestión del negocio son parte de esta área. Por lo general, es el emprendedor o propietario quien se encargará de esta área en su fase inicial.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.
Mas adelante puede contratar un administrador para que lleve la operación del negocio sin que usted, como propietario esté presente todo el tiempo.
Los resultados determinan el éxito final de la empresa, y para obtener los resultados esperados de manera continua, se hace necesario contar con un área administrativa que responda a los objetivos de desarrollo del objeto social y metas de la empresa.
Los objetivos de una empresa pueden ser entre otros:
- Búsqueda de beneficios económicos (utilidades),
- Proporcionar excelentes servicios o productos,
- Ser líder en el sector,
- Brindar desarrollo y bienestar a su personal interno,
- Altamente efectiva ( eficiente y eficaz).
- Innovación y proyección de futuro.
El proceso administrativo
La administración es la principal actividad que marca una diferencia en el grado en que las organizaciones les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de este proceso.
En el proceso administrativo, se distinguen unas etapas tradicionales: la planeación, la organización, la ejecución y el control.
Etapa 1. La planeación
La planeación incluye elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros. Es esencial para que las organizaciones logren óptimos niveles de rendimiento, incluyendo la capacidad de una empresa para adaptarse al cambio y proyectarse al futuro.
Importancia de la planeación
En toda organización, la planeación es el proceso de estableces metas, objetivos y elegir los métodos y medio para alcanzar dichos propósitos, la planeación radica su importancia así:
- Se fundamenta en los objetivos organizacionales,
- Identifica con claridad, los medios, métodos y recursos de la organización,
- Establece un sistema racional para la toma de decisiones, que favorezcan los intereses y necesidades tanto de los clientes internos como los externos.
- Busca la efectividad (eficacia y eficiencia) en las actividades que se realizan en la organización.
- Pretende una coordinación en todas las desiciones,
- Permite diseñar procesos, procedimientos métodos y de operación.
- Permite que la empresa este orientada al futuro,
- Se anticipa a las necesidades de los clientes,
- Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo,
- Diseña la manera cómo se ejercerá el control, en que tiempos y los responsables.
- En términos generales, la planeación se debe anticipar a los hechos que van a ocurrir, y contar con la flexibilidad adecuada para enfrentar los imprevistos.
Etapa 2. La organización
Se trata de determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los objetivos planeados conforme a las necesidades de la empresa. A partir de la estructura establecida, se coordinan acciones según niveles de autoridad y responsabilidades para el logro de la meta identificada para cada integrante, en procura de formar equipos sincronizados y altamente efectivos en su labor diaria.
Propósitos de la organización
- Identificar con claridad la estructura formal de la empresa,
- Establecer canales de comunicación. funcionales y conocidos,
- Facilitar la consecución de los objetivos de cada puesto de trabajo,
- Hacer buen uso de los recursos de la empresa,
- Orientar y motivar la consecución de las metas a corto, mediano y largo plazo.
- Generar confianza y ambientes adecuados para el desempeño laboral.
- En general, la organización es el conjunto de conocimientos, esfuerzos y recursos dispuestos para lograr lo planeado.
Etapa 3. La dirección
La dirección, como elemento esencial de la administración, consiste en determinar qué se debe hacer y en que momento se hace, y propiciar ambientes para que todos trabajen como equipo, brindando sinergias, acumulando potencial al servicio de la organización.
Etapa 4. El control
El control, se refiere a la medición y supervisión de los resultados para compararlos con lo que se ha planeado y cuando sea necesario tomar las acciones pertinentes para corregir las desviaciones, o anticiparse a que ocurran.
Propósito y función del control
El propósito y la naturaleza del control es fundamentalmente garantizar que los planes tengan éxito al detectar desviaciones de los mismos, y llegado el caso ofrecer información pertinente para adoptar acciones, a fin de corregir.
ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA
Toda empresa debe llevar un sistema contable en el que se detallen los ingresos y egresos monetarios en el tiempo. Además, se debe declarar y cancelar periódicamente, ante la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT - los impuestos según los resultados de los libros contables que la empresa lleva. La emisión de facturas, las proyecciones de ingresos por ventas y los costos asociados con el desarrollo del negocio son tomados en cuenta en esta área. La empresa puede escoger ser una empresa individual o comerciante individual,
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña empresa.
por lo que el mismo propietario puede llevar los registros contables o bien contratar a una persona dedicada a esta disciplina: Un contador o contadora. Algunas firmas de asesoría contable ofrecen estos servicios, aunque en www.infomipyme.com se detalla la forma de llevar los libros contables necesarios para una pequeña empresa.
ÁREA DE MERCADEO Y VENTAS
En esta área se detallarán las funciones, capacidades y cualidades de quien será el responsable y el personal involucrado en la estrategia de mercadeo del negocio, es decir, la publicidad, el diseño del empaque y la marca del producto o servicio, la distribución del mismo y el punto de venta, la promoción y la labor de ventas. Aquí se podrá incluir a la persona que atenderá en el mostrador a las personas o bien quien se dedique a vender el producto de puerta en puerta si esa es la forma de venta establecida en el negocio.
ÁREA DE PRODUCCIÓN
En una fábrica que produce velas aromáticas, se estipulan los operarios y trabajadores que manufacturan las velas, quienes las empacan, etc. En un restaurante, la persona que cocinará y las personas que atenderán las mesas están dentro de esta área aunque pueden ser puestas en el área de operación, es mas apropiado el área de producción pues en este caso se está produciendo un servicio al cliente: su alimentación. En una venta de artículos de consumo, por no ser producción, los encargados del despacho pueden ir bajo el área de
administración y operaciones.
administración y operaciones.
EL RECURSO HUMANO
Hoy “el desempeño de las sociedades actuales depende crecientemente de lo que logren hacer para preparar a su gente, desarrollar su capacidad de investigación e innovación, crear sistemas para acceder, guardar, procesar y usar información, en fin, de la inversión en la formación de su capital intelectual o humano”
La Administración de Recursos Humanos dentro de la empresa se encarga específicamente de todo lo relativo a reclutamiento, selección, contratación, adiestramiento, capacitación, retribución y motivación de los colaboradores, de modo que resulte productiva y rentable la actividad en la empresa.
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